Hogyan kell jól beosztani az időt?

Az idő egy olyan dolog az életünkben, amely szintén nagyon is számít. Mégis, a legtöbb dolog, amiről az embernek gondoskodnia kell, azonnali cselekvést kíván. Függetlenül attól, hogy vállalkozó vagy, aki üzleti feladatokat szervez, vagy programozó, aki 8-tól 5-ig dolgozik, vagy akár egyetemi hallgató, mindannyian arra törekszünk, hogy képesek legyünk jól beosztani az időnket. Ehhez azonban szervezésre van szükség, hogy minden fontos dolgot időben megcsináljunk. Tervezés nélkül káosz alakul ki, amely tovább sodor minket a tehetetlenség érzése felé. Nézzünk egy-két tippet, amelyekkel te is jobban beoszthatod az időd.

1. Lásd tisztán, mik is a teendőid

Az első lépés, hogy minden teendőddel tisztában legyél. Mindegy, hogy épp To-do listát írsz, vagy csak egy sima lapra felskicceled az aznapi teendőid, mindennel tisztában kell lenned. Tanulmányok kimutatták, hogy ha leírod a feladataid, nagyobb az esélye annak, hogy meg is csinálod őket.

Kezd azzal, ami spontán eszedbe jut : elindítani a mosást, elmosogatni, elolvasni egy könyvet, elmenni boltba, befizetni a számlákat stb.

Ezután rendezd össze őket. Én háromféle időre vonatkozó kategóriát használok : Munka előtt, munka közben, munka után. Természetesen mindez azt feltételezi, hogy 8-tól 5-ig dolgozol, de legyünk őszinték. Akik bajban vannak az időbeosztással, azok minimum 8 órát dolgoznak egy nap.

Miután ez a fajta kategorizáció megvan én még az alábbi csoportokba szoktam elpakolni a teendőim : 

• Alacsony prioritású feladatok
  
  Minden, amit meg kell csinálnod, de szívesen lepasszolnád. Vásárlás, posta, takarítás stb. Próbáld meg ezt a kategóriát nem megtölteni.
• Menedzser feladatok
  
  Minden, ami tervezés, szervezés, emberekkel való kommunikáció stb. Találkozók, meetingek, e-mailekre válaszolás és így tovább.
  
  
• Kreatív és önfejlesztő feladatok
  
  Minden kreatív vagy úgynevezett "új feladat" , mint egy új cikk megírása, új szoftver fejlesztésének elkezdése stb. De lehet szó nyelvtanulásról, tanfolyamokról, könyv olvasásról is.
  
  
• Szórakoztató feladatok
  
  Bármi, ami szociális kapcsolatokat takar. Találkozás a barátokkal, sörözés, mozi stb. A lényeg, hogy ilyenkor pihensz és feltöltődsz.
  
  
• Egészség és testmozgás
  
  Futás, edzőterem, egészséges étkezés. Mindent ide kell sorolnod, amely összefügg a fizikai állapotoddal.
  
  

Jogosan kérdezheted meg, hogy ez tényleg fontos? Szükség van arra, hogy ennyire csoportosítsuk a feladatokat? Tapasztald meg, hogy érdemes. Csak akkor nem kell tervezned, ha eleve elkönyvelted, hogy nem csinálod meg, vagy hogy nem leszel sikeres. Ha viszont győzelemre és sikerre készülsz, akkor a tervezés sem maradhat el.

2. Csinálj egy átlátható egységet a fenti teendőkből

Miután kategorizáltál, beosztottál minden terved a különböző csoportokba, valószínűleg egy halom cetli vagy épp egy össze-vissza nyilazott A4-s lap előtt ülsz, ami átláthatatlan és úgy gondolod, hogy ez most csak időpazarlás volt.

Kezdj el használni egy feladat-tervező eszközt. Mire is gondolhatok? Semmi világmegváltó dologról nincs szó, erre tökéletes lehet például a Google-Naptár. Ezzel lehetőséged lesz, hogy az összes feladatot rendezetten és átláthatóan megfigyelj.

Sőt még értesítéseket is küld neked, hogy ne felejts el semmit illetve, hogy tarts a beütemezett terved.

Kezdjük tehát az elejétől vagyis a munka előtti tevékenységekkel. Nézd meg az idesorolt feladatokat és próbáld meg betervezni őket. Az elején ez még találgatás lesz, hiszen nem tudod, hogy mennyi ideig tart a reggeli zuhany, a reggeli, a meditáció vagy egyéb dolgok, amelyeket terveztél, de ez majd idővel kialakul. Próbálgasd jól beütemezni a dolgokat és hamarosan minden a végleges helyére kerül.

Most, hogy vizuálisan is megjelenjen előtted minden, színezd ki ezeket a feladatokat. Ha a Google naptárat használod és rákattintasz egy eseményre lehetőséged van színt is választani hozzá.

Bármely neked szimpatikus színt használhatod, a lényeg, hogy tudd melyik mit jelent. Például : 

• Alacsony prioritású feladatok - Paradicsom
• Menedzser feladatok - Áfonya
• Kreatív és önfejlesztő feladatok - Bazsalikom
• Szórakoztató feladatok - Levendula
• Egészség és testmozgás - Szőlő

Nem nem viccelek. A Google naptár összes színe zöldség,gyümölcs vagy növény nevet kapott. :) A színeknek köszönhetően megtudhatod, hogy mennyi időt töltesz bizonyos feladatokkal. A lényeg, hogy csökkentsd a paradicsom és az áfonya mennyiségét, a legtöbb időd pedig a szőlő és a bazsalikom tegye ki. :) 

Ha ez megvan, akkor haladhatsz tovább a munkaidőben és a munka után elvégezendő feladatokkal.

3. Frissíts rendszeresen

Az utolsó lépés pedig, hogy folyamatosan figyeld meg és frissítsd a teendőid listáját és azt, hogy mennyi időre van szükséged valójában bizonyos feladatok elvégzéséhez. A naptárad mindig az aktuális igényekhez kell majd igazítanod.

Ne feledd el, hogy minden kezdet nehéz. Az emberek nagy többsége elfelejti megtervezni az idejét és a céljait valamint nem foglalkoznak a pénzügyeikkel.

Egyszerűen csak félnek, hogy megnézzék mire költenek pénzt és mivel mennyi idő megy el az életükben.Ne tartozz azok közé az emberek közé, akik azt se tudják, hogy hova tűnt el 3 óra az életükből. Vigyázz az idődre és használd az álmaid elérésének érdekében.