3 tipp, hogy jól bánj az időddel és kimaxold a munkanapod

A modern technológia jelentős mértékben átalakította, mikor és hogyan dolgozunk. Lehetőséget kaptunk, hogy a világ bármely pontjáról együtt dolgozzunk másokkal és újradefiniálta a munkanap fogalmát. A hagyományos 8-tól 5-ig munkanap már nem létezik. Mindannyian állandó hozzáféréssel rendelkezünk a munkánkhoz. Hihetetlen az a képesség, hogy tényleg világszerte kapcsolatba léphetünk emberekkel. A tíz évvel ezelőtt még nem rendelkező technikának köszönhetően könnyedén dolgozhatunk a közös feladatokon, kommunikálhatunk és elrendezhetünk minden olyan kérdést, amely napi szinten felmerül. Mindezeket pedig a különböző időpontokban és helyeken dolgozó emberekkel.

A különálló munkafolyamatok integrálása azt jelenti, hogy nem vagyunk hozzákötve egy-egy meghatározott munkanaphoz. Ez a fajta rugalmasság azonban nem olcsó. A sok "rugalmas" időbeosztással rendelkező ember több órát dolgozik, mivel az otthon és a munka közötti határok elmosódnak. Egy 2017. évi tanulmány megállapította, hogy az alkalmazottak hetente átlagosan 8 órát töltenek az e-mailek megválaszolásával az irodából történő távozás után. Még akkor is, ha elhagyjuk az irodát és hazamegyünk, úgy tűnik, hogy készülékeink állandóan elérhetővé tesznek minket.

Bármikor és bárhol megnövekedett munkaképességünk kihívást jelenthet az időgazdálkodásban. Azok számára, akik saját ütemtervet állítanak fel, még nehezebb lehet felébredni és koncentráltan készen állni a munkára, de mindehhez a reggeli rutinok kritikus fontosságúak.

Ahogy azt a kutatások is kimutatták reggelente sokkal produktívabbak vagyunk. Nagyobb munkatempóval és megnövekedett pontossággal hajtjuk végre a feladatainkat. Lehet, hogy ez nem mindenkire igaz, de kétségkívül a reggeli órákban tudjuk a legtöbbet kihozni magunkból.

Nem számít azonban, hogy milyen napszakban vagy, a termelékenység megtalálása minden időszakban és minden munkához elengedhetetlen lesz. A nem hagyományos munkanapok koncentráció csökkenést okoznak vagy arra bátorítanak minket, hogy halogassuk a dolgokat, ezért kritikus, hogy olyan szokásokat alakítsunk ki, amelyek segítik kihozni a legtöbbet az időnkből. 

1. Szűrd meg a feladatokat fontossági sorrend szerint

A munkaterhelés kisebb feladatokra történő felosztása és fontossági sorrend szerinti rangsorolása segíthet a túlterheltség érzés csökkentésében továbbá annak meghatározásában, hogy mely feladatok sürgősek és melyek várhatnak. A feladatok szelektálásakor mérlegeld, hogy az adott feladat miben/hogyan járul hozzá a munkád sikeréhez illetve azt is, hogy melyek azok a feladatok, amelyek a munkádhoz kapcsolódó szenvedély tűzét tartják égve.

Ez segít meghatározni a prioritásokat és megújítja a motivációd. Mindig új kihívásokkal kell szembenézned. Ez így is van rendjén, de ha a céljaidra koncentrálsz, akkor motiválod saját magad és így sokkal könnyebb lesz.

A tervezés során figyelj arra, hogy a legfontosabb feladatokkal kezdj el foglalkozni reggel.

2. Kezdj a nagy projekttel

Ha megvan a lehetőséged arra, hogy a saját ütemterved szerint haladj, akkor ne told el a fontos ügyfél találkozókat vagy nehezebb feladatokat délutánra. A nap folyamán egy találkozóra való felkészülés több motivációt fog nyújtani a célhoz való felkeléshez és cselekvéshez.

Állítsd be időt ezekre a feladatokra a naptáradban. Mondjuk foglald le a reggel 6-tól 8-ig vagy 10-ig. Valószínűleg te is boldogabb leszel a korai órákban mielőtt egy belekezdenél az óriási feladatokba. Ne próbálj meg befejezni egy projektet határidő előtt. Ehelyett inkább gazdálkodj okosan az időddel.

3. A munkavégzés általános szabályai

A munkanapok során fontos meghatározni a határokat és azt, hogyan fogsz dolgozni. Kezd azzal, hogy minden este beállítasz egy időt a számítógép kikapcsolására és az értesítések némításához. Szinte lehetetlen lazítani és kikapcsolódni, ha folyamatosan e-maileket kapunk.

Annak felismerése, hogy hol és mikor vagy a legtermelékenyebb segít meghatározni azokat a határokat, amelyek a legnagyszerűbb munkavégzésedhez szükségesek.

Bármilyen időkorlátokat is állítasz be, a csapatod, kollégáid és a partnereid tudjanak róla. Ha külföldi csapatokkal is dolgozol és drasztikus az időeltolódás, közöld velük, hogy te csak munkaidődben fogod tudni nézni az emailjeid, de ők ettől függetlenül akkor küldhetnek emailt, amikor számukra kényelmes.

Ha azt szeretnéd, hogy a munkanapjaid produktívak és kiegyensúlyozottak legyenek, akkor erre a lehetőségeid is megvannak. Ha hajlandó vagy követni a fenti tippeket, akkor hamarosan kiélvezheted a szervezett nap előnyeit.