Az email és a termelékenység ritkán találkoznak össze. Az emaileket ugyanis az egyik legnagyobb időrabló tevékenységnek nyilvánították. A McKinsey tanulmánya szerint az emberek napi 2,6 órát töltenek az emailekre válaszolva. Ez 13 óra egy héten, 52 óra havonta és több, mint 60 nap egy évben. Képzeld el, hogy mit érhettél volna el 60 nap alatt. Az emailek negatívan befolyásolják kognitív erőforrásainkat is. Amikor úgy gondoljuk, hogy más fontos feladatok közben válaszolunk rájuk, a kizökkenés után akár 23 percbe is telhet, hogy visszatérjünk az eredeti feladatunkhoz. Képzeld el, hogy mennyire megtörik a termelékenységünk minden egyes alkalommal.
Az állandó emailezés mentálisan is megterhel minket. A nap végén gyakran megállapíthatjuk, hogy semmi érdemlegeset nem csináltuk.
Ezzel szemben a telefonhívással gyorsan rendezheted és/vagy megoldhatod a problémákat, ugye? Elméletileg igazad van, de olyan világban élünk, ahol ezt ennyire pontosan nem tudjuk kijelenteni.
Először nézzük meg, hogy hogyan befolyásolja a telefonálás a termelékenységünket és miért jobb, ha inkább emailezünk.
1. Telefonhívással vesztegetjük az időnket
A legtöbb "öt perces beszélgetés" gyorsan 35 perces hívássá válhat, mert az emberek nem csak odaillő témákról beszélnek. Ez a fajta kisiklás naponta többször súlyosan korlátozza a fontos feladatokhoz szükséges időt és energiát.
Ezzel ellentétben viszont az emaileknél arra vagyunk kényszerítve, hogy racionalizáljuk a gondolatainkat és ragaszkodjunk a tényekhez. Az emailek rengeteg időt és energiát takaríthatnak meg, mert elkerülhetjük a hosszú és bonyolult hívásokat. Az emailek rendben tartása és megválaszolása téged is világosabb gondolkodásra fog tanítani, amit az élet más területén is hasznosíthatsz majd.
2. Telefonhívással rossz válaszokat adhatunk
Egy váratlan telefonhívás kizökkenthet minket egy adott témával kapcsolatban. Lehet,hogy érzelmileg meggondolatlanul válaszolunk vagy olyat mondunk, amit nem is akartunk volna megosztani. Ezek mindkét fél számára kellemetlen helyzeteket szülhetnek.
Az emailek rugalmasságot nyújtanak ahhoz, hogy következetes válaszokat készíts és úgy oszd meg, hogy elégedett legyél. Ha érzelmileg instabilitást érzel, akkor aludhatsz rá egyet és másnap racionálisabb válaszokat adhatsz.
3. Nincs visszacsatolás
A telefonhívások gyakran nem hatékonyak egy-egy üzleti probléma megoldásához. Több emberrel együttműködni egyszerre, megismerni a nézeteiket, határidejüket stb. Egyetlen telefonhívás rögtön három telefonhívássá válhat.
Az emailek gyorsabbak és hatékonyabbak, mint a konferenciahívások. Egyszerre több emberrel is kommunikálhatsz. Megoszthatod az információkat, delegálhatod a feladatokat, folyamatosan megkaphatod a friss információkat.
Azt gondolhatod, hogy de miért pazarolnánk az időnket emailekre. Igen, az emailezés elég rossz színben lett feltüntetve, de nem az emailekkel van gond, hanem ahogy kezeljük őket.
Hogyan tudjuk jobban kezelni az emaileket?
A legtöbb ember számára a beérkezett üzenetek állandó frissítése a napi teendők listáján szerepel. Elfoglaltak vagyunk miatta és jó érzésekkel tölt fel minket. Ezzel a túlzott elfoglaltsággal azonban korlátozzuk magunkat olyan lépések meghozatalában, amely előremozdíthatna minket. Mit tudunk tenni, hogy okosan emailezzünk?
1. Kevesebb ellenőrzés
Próbáld meg naponta 3-szor ellenőrizni az emailjeid. 9:30-kor, 12:00-kor és 16:30-kor. Ha nem rendelkezel ezzel a "luxussal", elkezdheted az emailek ellenőrzését minden óra utolsó 10 percében. A legtöbb feladó ugyanis kicsivel több, mint egy óra múlva választ vár. Alakítsd ki te is egy beütemezett tervet az emailjeid kezelésére.
2. Válaszolj gyorsan
Az esetek 37%-ban késéssel válaszolunk az emailjeinkre, ami azt eredményezi, hogy először is keresgélni kell közöttük, majd megfogalmazni a választ, majd elküldeni stb, amely komoly energia és időveszteséggel járhat. A legtöbb email 2 perc alatt megválaszolható. Ha neked is van ilyen email a mailboxodban, akkor válaszold meg, ahelyett, hogy ott hagynád. Ezzel elkerülheted a "olvastad már az emailem" tárgyú további emaileket.
3. "If-then" technika
Ezzel a módszerrel több dolgot is intézhetsz egyszerre. Tegyük fel, hogy a "Találkozhatunk 15:00 órakor?" tartalmú emailed elküldhetnéd úgy is, hogy "Találkozhatunk 15:00 órakor? Ha nem, légyszi írj 3 időpontot, ami neked megfelelő lenne."
Ezt akkor is alkalmazhatod, ha ötleteket kívánsz javasolni, vagy utasításokat adsz alternatív lépésekről. Például : "Itt van a tervem. Ha nem megy, írj XY-nak és kérdezd meg tőle Z-t. Ha nem kapsz megfelelő választ, szólj."
Bevallom ez úgy hangzik, mintha egyszerre több munkát végeznél, de drasztikusan csökkenti a zavaros és követhetetlen levelezéseket, valamint a téves kommunikáció miatt előforduló emailek számát is.
Ezek a pontok nem az jelentik, hogy egyáltalán ne használd a telefonodat munka közben. Érzékeny témákhoz, vagy ha a beszélgetés már egy ideje húzódik, természetesen ajánlatos, csak arra figyelj, hogy ne engedd meg, telefonhívásokra pazarolni az időd.
Ha értelmes életet akarsz folytatni, okosan kell bánnod az időddel. Csinálj olyan dolgokat, amelyek előre visznek téged, hiszen ez a siker egyik kulcsa.
Tetszett a cikk? Oszd meg ismerőseiddel is!
A LifeAdvisort megtalálod a legnépszerűbb közösségi oldalakon is!
Likeold az oldalunkat a FACEBOOKON!
Kövess be INSTÁN is!
