6 fontos lépés, hogy produktív munkakörnyezetet hozz létre!

Mikor fordult meg a fejedben utoljára, hogy kicsit rendet raksz az íróasztalodon? Sokszor ugyanis teljesen eltemetve érezzük magunkat az munkahelyünkön, hiszen rengeteg felesleges holmit és kacatot tárolunk az asztalon. Bár úgy tűnhet, hogy egy zsúfolt iroda egy elfoglalt, produktív munkatársat jellemez. Gyakran hallhatjuk is, hogy „bár az irodámban rendetlenség van, de én tudom, hogy mit hol tárolok”. Gyakori mantra, amiről úgy gondoljuk, hogy egy rendetlen asztal jelzi a munkatársaink számára is, hogy nagyon fontos munkát végzünk. A valóság azonban az, hogy egy rendetlen iroda céltalan és stresszes munkát jelent inkább. A jó hír azonban az, hogy egyszerűen úrrá tudunk lenni a kialakult káoszon, csupán a minimalizálást kell segítségül hívnunk.

Ha helyet szabadítasz fel az irodádban, akkor jobban fogod érezni magad és hatékonyabban fogod tudni végezni a munkád. Az elméd is felfrissül, jobban fogsz tudni gondolkodni, jobb döntéseket fogsz hozni és produktívabb lesz a jövőd.

A munkaterületed téged is tükröz. Nem számít hol vagy, téged kell kiszolgálnia. Most úgy gondolhatod, hogy csak a home-officet fogom érinteni a cikkben, de nem, minden egyes tanács alkalmazható a „normál” irodai környezetre is.

Az első lépés a munkaterületed rendezése előtt, hogy kiderítsd mi az elsődleges célod, amit elvársz tőle. Szeretnéd, hogy inspiráló, kreatív környezetben dolgozz? Csak számodra fontos mindez, vagy az irodádat arra is használod, hogy kollégákkal és ügyfelekkel találkozz? Ha ismered a célod, akkor ezzel megkönnyítheted a döntésed, hogy mit is kell megtartani és mitől kell megszabadulnod.

Most, hogy ezzel a fontos lépéssel elkészültél, rátérhetünk arra a 6 lépéses folyamatra, amivel megtörheted a rendetlenséget és létrehozhatod a saját produktív munkakörnyezeted.

1. Takarítsd ki a tárolókat, szekrények, fiókok, papucsok.

Dobj ki mindent, ami elavult vagy felesleges. Kezdjük például a számítógépes tartozékokkal. Azokat a speciális vezetékeket külső merevlemezek, amelyeket korábban még használtál, ma már azonban rájuk sem nézel, nem kell hogy továbbra is csak a helyet foglalják.

Jöhetnek az irodai eszközök. Csak egy tűzőgépre van szükséged, ugye? Lyukasztó gép….biztos, hogy sűrűn használod? Ha van egy számológép alkalmazás a telefonodon, vagy a számítógépeden, biztos hogy szükséged van egy fizikai számológépre is?

Végül pedig jöhetek a fogyóeszközök – írószerek, mappák, post-it-ek, tollak, ceruzák, színes jelölők stb. Legtöbben elég lassan használjuk fel ezeket az irodai eszközöket. Itt az ideje tehát, hogy megszabadulj néhánytól vagy hogy máshol tárold ezeket.

2. Csökkentsd a polcokon lévő könyvek számát.

Kezd el rendezni a könyveid az alábbi 4 szempont alapján :

1. Azok a könyvek, amelyeket soha sem olvastál és valószínűleg nem is fogod már őket elolvasni. à Adományozd el őket.
2. Elolvasott könyvek, amelyeket többször nem fogsz elolvasni. à Adományozd el őket.
3. Elolvasott könyvek, amelyek hatással voltak az életedre. à Tarts meg őket, de akár kölcsön is adhatod másnak, hogy az ő életükre is pozitív változással legyen.
4. Elolvasott könyvek, amelyeket újra és újra elolvasol. à Tarts meg őket.

3. Tisztítsd meg a falakat és parafa táblákat.

Nézz kritikusan a körülötted lévő falakra. Túlzsúfolt fotók, plakátok, inspiráló idézetek találhatók rajta? Oklevelek, bizonyítványok? Távolíts el mindent, ami inkább zavaró, mint motiváló és távolítsd el a felesleges parafa táblákat is, amelyekre már nincs szükséged.

4. Takaríts az iratszekrényeidben is.

Sokan a digitális világ ellenére továbbra is rengeteg papír dokumentumot is tartanak. Ezek rendszerezéséhez különböző praktikák állnak rendelkezésedre, amelyek közül mindegyik helyet foglal el. Egy rendezetlen iratszekrény pedig nyugtalanító emlékeztető, hogy van egy csomó papírod, amelyeket majd egyszer bizony át kell nézned. Most jött el ez a bizonyos valamikor. Menj végig a papír rengetegen és semmisítsd meg azokat, amelyekre már nincs szükséged.

5. Távolítsd el a nem használt bútorokat és/vagy tartozékokat.

Mostanra már jó sok helynek fel kellett szabadulnia és bizonyára azon gondolkodsz, hogy mit csinálj a megmaradt csúnya fémdobozokkal. Vidd ki őket az irodádból. Ugyanez a helyzet a használatlan székekkel, lámpákkal, órákkal stb.

6. Legyen egy nyitott asztalod.

Sok olyan dolog lehet az asztalodon, amiről úgy gondolod, hogy kéznél kell lenniük. Légy merész és szabadulj meg azoktól, amelyekre nincs szükség. Tényleg kell az az óra, ha már ott van a számítógépeden és a telefonodon is? Egyszerre csak egy tollal vagy ceruzával írhatsz, tehát ez bőven elég, hogy kéznél legyen, nem? Próbáld meg a kényelmi elemeket (jegyzettömb, tűzőgép, gémkapcsok stb.) egy könnyen hozzáférhető fiókban nem pedig a látóteredben.